Telefonische Alarmierung mit VICIdial

In zeitkritischen Situationen wie Notfällen, Störungen, Krisenlagen oder Bereitschaftsalarmen ist eine zuverlässige, skalierbare und überprüfbare Alarmierung entscheidend.

VICIdial, eine leistungsfähige Open-Source-Callcenter-Software, bietet hierfür eine flexible Lösung zur telefonischen Alarmierung mit Rückmeldung – deutlich effektiver als reine SMS-Benachrichtigungen.

Warum telefonische Alarmierung SMS überlegen ist

SMS oder Messenger-Dienste bieten keine verlässliche Rückmeldung darüber, ob eine Nachricht gelesen, verstanden oder überhaupt zugestellt wurde.

Telefonische Alarmierung mit VICIdial bietet dagegen:

• aktive Sprachansage statt Text
• deutlich höhere Aufmerksamkeit
• strukturierte Rückmeldung per Tastendruck
• optionale Weiterleitung an eine Zentrale
• automatische Dokumentation aller Versuche

Erweiterte Alarmkette mit VICIdial – flexibel & skalierbar

Variante A: Sprachnachrichten sind bereits vorhanden (kein erneutes Aufnehmen nötig)

In vielen Organisationen liegen vordefinierte Alarm-Sprachnachrichten bereits vor, z. B.:

• „IT-Störung – sofortige Rückmeldung erforderlich“
• „Alarmstufe Rot – Bereitschaft melden“
• „Produktionsstopp – bitte Zentrale kontaktieren“

In diesem Fall ist keine neue Aufnahme notwendig.

Schritt 1: Autorisierter Anruf auf den VICIdial Server

Ein berechtigter Anrufer wählt eine definierte Rufnummer. Der Zugriff ist autorisiert (z. B. PIN, Rufnummernprüfung, IVR-Zugang).

Schritt 2: Auswahl der gewünschten Sprachnachricht per Tonwahl (DTMF)

Der Anrufer wählt per Tastendruck:

• 1 = IT-Alarm
• 2 = Bereitschaftsdienst
• 3 = Kriseninformation
• 4 = Produktionsstörung

➡️ Die ausgewählte vordefinierte Sprachnachricht wird automatisch verwendet.

Vorteile: keine Zeitverluste durch Aufnahme, standardisierte Inhalte, mehrere Alarmarten über eine Rufnummer, sofortige Eskalation möglich.

Schritt 3: Start mehrerer aufeinanderfolgender Alarm-Anrufe

Nach der Auswahl startet VICIdial eine oder mehrere Outbound-Alarmkampagnen und ruft definierte Telefonlisten an (z. B. Bereitschaft, Management, Technik) – parallel oder gestaffelt.

Rückmeldung der Angerufenen (Status in Echtzeit)

Angerufene Personen können direkt reagieren, z. B.:

• 1 = Einsatzbereit
• 2 = Nicht verfügbar
• 3 = Rückruf erforderlich

➡️ Rückmeldungen werden live im System erfasst, ausgewertet und dokumentiert.

Optionale Durchstellung an die Zentrale oder Leitstelle

Ein wesentlicher Vorteil gegenüber SMS: Angerufene können direkt weiterverbunden werden.

Beispiel:
9 drücken = Durchstellung zur Zentrale
0 drücken = Rückruf durch Einsatzleitung

➡️ So entsteht direkte Kommunikation, ohne Medienbruch oder Zeitverlust.

Diese Funktion eignet sich besonders für Leitstellen, IT-Notfallzentralen, Krisenstäbe und Bereitschaftskoordination.

Skalierbarkeit durch parallele VoIP-Kanäle

VICIdial kann hundertfach parallel telefonieren, abhängig von der verfügbaren VoIP-Kapazität.

Berechnung: Wie viele Alarmanrufe in 5 Minuten?

Annahmen: Sprachnachricht 30s + Overhead = 45-60s Gesamtdauer. Zeitfenster: 5 Minuten (300 Sekunden).

Bei 50 VoIP-Channels:

• 300 / 60 = 5 Anrufe pro Channel
• 300 / 45 ≈ 6,6 Anrufe pro Channel
• ➡️ 250 – 330 Alarmanrufe

Übersichtstabelle Kapazität (5 Minuten)

Typische Einsatzbereiche

• IT- und Infrastruktur-Notfallmanagement
• Bereitschafts- und Rufdienste
• Energie- und Versorgungsunternehmen
• Industrie & Produktion
• Kommunen, Behörden, Krisenstäbe
• Sicherheits- und Notfallorganisationen

Fazit: Flexible Alarmierung mit Rückmeldung & Eskalation

Mit VICIdial lassen sich hochflexible, skalierbare Alarmketten realisieren – mit vordefinierten Sprachnachrichten, Rückmeldung per Tastendruck und direkter Durchstellung.