Telefonische Auftragsannahme für Handwerker

Viele Handwerksbetriebe stehen täglich vor dem gleichen Problem: Während der Arbeit auf der Baustelle, in der Werkstatt oder beim Kunden können Anrufe nicht entgegengenommen werden. Kunden landen auf dem Anrufbeantworter – oder rufen gar nicht mehr zurück.

Ein professioneller Büroservice mit VICIdial schafft hier Abhilfe. Ziel dieses Büroservices ist es, allen Handwerkern eine Stimme am Telefon zu geben – zuverlässig, freundlich und strukturiert.

Immer erreichbar – persönliche Telefonannahme für Handwerker

Mit VICIdial als technischer Basis wird ein zentraler Büroservice eingerichtet, der:

• ✓ eingehende Anrufe für Handwerker entgegennimmt
• ✓ Kunden persönlich begrüßt
• ✓ Mitteilungen und Aufträge strukturiert erfasst
• ✓ Termine direkt vergibt oder vorbereitet

Ein Büroservice für viele Handwerksbetriebe

Der Büroservice kann mehrere Handwerksbetriebe parallel betreuen. Die Unterscheidung erfolgt einfach und zuverlässig über verschiedene Durchwahlen.

So funktioniert es:

1. Jeder Handwerksbetrieb erhält eine eigene Durchwahl
2. Das System erkennt automatisch, welcher Betrieb angerufen wird
3. Der Agent sieht sofort, für welchen Handwerker der Anruf bestimmt ist
4. Auftrag und Termin werden dem richtigen Betrieb zugeordnet

➡️ Ein Büroservice – viele Handwerker, sauber getrennt.

Rufweiterleitung: Einfach aktivieren – sofort erreichbar

Ein Handwerker aktiviert bei Bedarf ganz einfach eine Rufweiterleitung: vom Mobiltelefon, vom Festnetz oder von der bestehenden Geschäftsnummer. Die Weiterleitung zeigt auf die persönliche Durchwahl im VICIdial-System.

Vorteile:

• Kunden erreichen weiterhin die bekannte Rufnummer
• kein Umbau der Telefonanlage erforderlich
• sofortige Erreichbarkeit durch den Büroservice

Alternative: Eigene VoIP-Telefonnummer auf dem VICIdial Server

Alternativ kann der Handwerker auch eine eigene VoIP-Telefonnummer direkt auf dem VICIdial Server hinterlegen.

Diese Variante bietet:

• keine Rufumleitung notwendig
• direkte Zustellung der Anrufe
• klare Trennung zwischen privat und geschäftlich
• professionelle Außenwirkung

Ideal für neue Betriebe, zusätzliche Geschäftsnummern oder regionale Kampagnen. Beide Varianten lassen sich flexibel kombinieren.

Telefonische Auftragsannahme für alle Gewerke

Der Büroservice eignet sich für nahezu alle Handwerksbereiche, z. B.:

Strukturierte Erfassung von Aufträgen & Anliegen

Mit individuellen Erfassungsmasken können Agenten Kundendaten aufnehmen, Anliegen und Aufträge exakt dokumentieren, Dringlichkeit einschätzen und Zusatzinformationen erfassen. Alle Informationen werden übersichtlich und nachvollziehbar gespeichert.

Terminvergabe direkt am Telefon

Ein wichtiger Bestandteil des Büroservices ist die Terminvergabe: Rückruftermine für den Handwerker, feste Termine nach Absprache, Eil- und Notfalltermine sowie Zeitfenster-Abstimmungen.

➡️ Kunden erhalten sofort eine verbindliche Rückmeldung.

Webbasierte Lösung – Büroservice auch im Homeoffice

Die Agenten arbeiten mit einer webbasierten Oberfläche. Ein Arbeitsplatz benötigt meist nur PC oder Laptop, Internetverbindung und ein USB-Headset. So kann der Büroservice im Büro, dezentral oder im Homeoffice betrieben werden.

Professioneller Eindruck für kleine & große Betriebe

Gerade kleinere Handwerksbetriebe profitieren besonders: bessere Erreichbarkeit, mehr Aufträge, höheres Vertrauen bei Kunden und Entlastung im Tagesgeschäft.

➡️ Der Handwerker konzentriert sich auf seine Arbeit – der Büroservice übernimmt das Telefon.

Open Source – wirtschaftlich & unabhängig

VICIdial ist Open Source und bietet klare Vorteile: keine Lizenzkosten pro Arbeitsplatz, langfristige Nutzung ohne End-of-Life-Zwang, flexible Anpassung an Prozesse und keine Herstellerabhängigkeit.

Typischer Ablauf eines Anrufs

1. Kunde ruft den Handwerker an
2. Anruf wird per Durchwahl oder VoIP-Nummer zugeordnet
3. Büroservice nimmt den Anruf an
4. Auftrag oder Anliegen wird erfasst
5. Termin wird vergeben oder vorbereitet
6. Informationen werden an den Handwerker übermittelt

Fazit: Büroservice mit echter Stimme am Telefon

Ein telefonischer Büroservice mit VICIdial sorgt dafür, dass kein Kunde mehr auf dem Anrufbeantworter landet, Aufträge professionell angenommen und Termine strukturiert vergeben werden.

Allen Handwerkern eine Stimme am Telefon zu geben – dieses Ziel lässt sich mit VICIdial zuverlässig und skalierbar umsetzen.