Telefonisches Mahnwesen und Inkasso mit VICIdial

Ein professionelles telefonisches Mahnwesen und Inkasso erfordert strukturierte Prozesse, klare Dokumentation und eine zuverlässige Nachverfolgung von Zahlungsvereinbarungen.

Mit VICIdial lassen sich diese Anforderungen effizient abbilden – inklusive zyklischer Wiedervorlagen, Outbound- und Inbound-Telefonie sowie der Möglichkeit zur Gesprächsaufzeichnung.

Warum telefonisches Mahnwesen wirksamer ist als Schriftverkehr

Schriftliche Mahnungen per Brief oder E-Mail bleiben häufig unbeachtet. Das telefonische Mahnwesen bietet entscheidende Vorteile:

• ✓ direkter persönlicher Kontakt
• ✓ Klärung von Missverständnissen in Echtzeit
• ✓ höhere Zahlungsbereitschaft
• ✓ Möglichkeit, Zahlungsvereinbarungen sofort zu treffen

Outbound: Aktives Forderungsmanagement per Telefon

VICIdial unterstützt Outbound-Kampagnen für das telefonische Mahnwesen und Inkasso, z. B. für:

• Zahlungserinnerungen
• überfällige Forderungen
• Raten- und Zahlungsvereinbarungen
• Klärung offener Posten

Agenten arbeiten mit strukturierten Gesprächsleitfäden und erfassen Ergebnisse direkt im System.

Inbound: Rückfragen & Zahlungsabsprachen

Neben Outbound-Anrufen eignet sich VICIdial auch für den Inbound-Bereich, etwa für Rückrufe von Schuldnern, Klärung von Zahlungsmodalitäten, Vereinbarung neuer Zahlungstermine und Weiterleitung an Sachbearbeiter.

So werden alle telefonischen Kontakte zentral dokumentiert.

Zyklische Wiedervorlagen für Zahlungsvereinbarungen

Ein zentrales Element im Inkasso ist die Nachverfolgung von Zahlungszusagen. Mit VICIdial lassen sich zyklische Wiedervorlagen einrichten, zum Beispiel:

• Rückruf nach vereinbartem Zahlungstermin
• erneuter Kontakt bei Teilzahlungen
• automatische Eskalation bei Nichteinhaltung

➡️ Kein Termin wird vergessen, kein Vorgang geht verloren.

Strukturierte Dokumentation aller Gespräche

Alle Ergebnisse aus dem telefonischen Mahnwesen können strukturiert erfasst werden, z. B. Gesprächsstatus, Zahlungszusage, vereinbarter Termin oder Ratenplan, Gesprächsnotizen und Eskalationsstatus.

Diese Dokumentation sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Möglichkeit der Gesprächsaufzeichnung

VICIdial bietet die technische Möglichkeit zur Gesprächsaufzeichnung, z. B. für Qualitätssicherung, interne Schulungen und Nachvollziehbarkeit von Vereinbarungen.

Individuelle Agentenmasken & Leitfäden

Für das telefonische Mahnwesen können individuelle Agentenmasken eingerichtet werden, z. B. strukturierte Erfassung von Zahlungsvereinbarungen, Pflichtfelder für Termine und Beträge, integrierte Gesprächsleitfäden und reduzierte Masken für effiziente Bearbeitung.

➡️ Einheitliche Prozesse erhöhen die Erfolgsquote.

Skalierbar für interne Abteilungen & Dienstleister

VICIdial eignet sich sowohl für interne Forderungsmanagement-Abteilungen als auch externe Inkasso- und Servicedienstleister sowie Kanzleien. Die Lösung ist skalierbar, vom kleinen Team bis zum großen Callcenter.

Open Source – wirtschaftlich & unabhängig

Als Open-Source-Software bietet VICIdial klare Vorteile: keine Lizenzkosten pro Agent, langfristige Nutzung ohne End-of-Life-Zwang, hohe Anpassungsfähigkeit und keine Abhängigkeit von einem Hersteller.

➡️ Besonders attraktiv für kostenbewusstes Forderungsmanagement.

Typischer Ablauf im telefonischen Mahnwesen

1. Forderung wird in eine Kampagne übernommen
2. Outbound-Anruf an den Schuldner
3. Gespräch & Klärung der offenen Position
4. Vereinbarung eines Zahlungstermins oder Ratenplans
5. Automatische Wiedervorlage
6. Nachverfolgung oder Eskalation bei Bedarf

Fazit: Effizientes Inkasso mit Struktur & Kontrolle

Mit VICIdial erhalten Unternehmen eine leistungsfähige Plattform für telefonisches Mahnwesen und Inkasso, die persönliche Ansprache ermöglicht, Zahlungsvereinbarungen zuverlässig nachverfolgt, Gespräche strukturiert dokumentiert und wirtschaftlich ist.

Eine strukturierte Telefonlösung kann die Erfolgsquote im Forderungsmanagement deutlich erhöhen.